Die elektronische Patientenakte - ePA

Eine digitale Ablage für die persönlichen medizinischen Belange: das ist die elektronische Patientenakte - kurz „ePA" genannt. Als App fürs Smartphone und Webvariante für die Nutzung am PC kann sie eine wertvolle Hilfe sein. Arztberichte, Befunde und Laborergebnisse werden sicher aufbewahrt und bei Bedarf geschützt übermittelt.

Behandler können so wichtige Erkenntnisse für ihre Behandlung aus den in der ePA abgelegten Befunden ziehen. So erhalten Ärzte und Kliniken zum Beispiel einen Überblick, welche Medikamente ihr Patient nimmt. Weitere Dokumente können sie jederzeit hinzufügen. Doppeluntersuchungen werden vermieden.

INHALT

1. 2025 KOMMT DIE EPA FÜR ALLE
2. IHRE VORTEILE: GESUNDHEITSDATEN EINFACH UND SICHER VERWALTEN
3. WEITERE ANWENDUNGEN
4. SO RICHTEN SIE IHRE EPA EIN
5. TIPPS AUS DEM EPA-ALLTAG
6. EPA-WIDERSPRUCH EINREICHEN
7. ABGRENZUNG EPA / ONLINE-GESCHÄFTSSTELLE

1. Im Januar 2025 kommt die "ePA für alle"

Die "ePA für alle" ersetzt im Januar 2025 die derzeitige ePA. Wer bereits eine ePA-App hat, muss seine Dateninhalte in die neue ePA-App übertragen. Man erhält in der bisherigen ePA-App - zu gegebener Zeit - weitere Informationen und wird innerhalb der App durch den Prozess geführt.

Die neue "ePA für alle" wird automatisch für alle Versicherten eingerichtet. Wer der ePA widersprechen möchte, kann dies unter Punkt 6 erklären.

Wer hat Zugriff auf die Daten in der ePA?

Der Kreis der Zugriffsberechtigten ist gesetzlich geregelt und auf sogenannte Berufsgeheimnisträger wie beispielsweise Ärzte begrenzt. Diese bekommen dann einen Zugriff auf die „ePA für alle“, wenn sie einen Patienten medizinisch behandeln.

Versicherte können in der ePA-App jedoch detailliert festlegen, welche Daten, z.B. Befundberichte oder Arztbriefe, eingesehen werden dürfen.
Versicherte können auch den Zugriffen durch einzelne Zugriffsberechtigte widersprechen.
Versicherte, die die ePA-App nicht selbst bedienen, dürfen einen Vertreter einsetzen, zum Beispiel einen Angehörigen.
Auch ohne die ePA-App ist es möglich, den Zugriff auf die ePA zu verweigern. Hierfür können sich die Versicherten an die Ombudsstellen der Krankenkassen wenden. Weder diese noch die Krankenkassen haben Zugriff auf die Daten in der ePA. Quelle: BMG im Dialog

Diese Daten kommen in die ePA

Ärzte und Psychotherapeuten sind gesetzlich verpflichtet, künftig eine Reihe von Daten in die ePA einzustellen, wenn sie diese in der aktuellen Behandlung erhoben haben und diese elektronisch vorliegen. Voraussetzung ist immer, dass der Arzt oder Psychotherapeut Zugriff auf die ePA hat – der Patient dem also nicht widersprochen und auch nicht festgelegt hat, dass er bestimmte Informationen, die der Arzt einstellen muss, nicht in seiner ePA haben will, zum Beispiel den Medikationsplan oder Labordaten.

Weitere Daten gelangen automatisch über den eRezept-Server in die ePA, es sei denn, der Patient möchte dies nicht und widerspricht. Auf dem Server liegen die Arzneimittelverordnungen, die Ärzte ihren Patienten per eRezept ausgestellt haben und dort von der Apotheke abgerufen werden. Diese Verordnungs- und Dispensierinformationen fließen künftig automatisch in die ePA, sodass die Akte auch eine „Medikationsliste“ enthält. Frei verkäufliche Arzneimittel und Nahrungsergänzungsmittel werden darüber ebenfalls in die ePA eingespeist.

Daten, die Ärzte ab 2025 einpflegen müssen:

Daten zur Unterstützung des Medikationsprozesses:
Daten des elektronischen Medikationsplans als MIO
Daten zur Prüfung der Arzneimitteltherapiesicherheit als MIO
Daten zu Laborbefunden
Befunddaten aus bildgebender Diagnostik
Befundberichte aus invasiven und chirurgischen sowie nichtinvasiven oder konservativen Maßnahmen
elektronische Arztbriefe
Ergebnisse genetischer Untersuchungen oder Analysen / Achtung: Die Speicherung ist nur nach ausdrücklicher schriftlicher oder elektronischer Einwilligung des Patienten zulässig

2. Ihre Vorteile: Gesundheitsdaten einfach und sicher verwalten

Die ePA-App ist Ihr ganz persönlicher digitaler Speicherort für Ihre Gesundheitsdaten, wie ein Tresor, für den nur Sie den Schlüssel haben. Sie entscheiden, welche Dokumente Sie speichern und teilen.

In Ihre ePA-App können Sie selbst - oder Ärzte nach Ihrer Freigabe - Daten, bzw. PDF-Dokumente speichern:

Befunde und Diagnosen
Behandlungsberichte
Therapiemaßnahmen

Wollen Sie einer Arztpraxis den Zugriff auf Ihre in der App abgelegten Dokumente ermöglichen?
Hierzu ist eine Freigabe mittels Ihrer Gesundheitskarte und Ihrer PIN erforderlich.

Ihre Vorteile

Schneller behandelt: Wichtige Daten stehen im Notfall sofort zur Verfügung.
Besserer Überblick: Alle Gesundheitsdaten griffbereit - wie z.B. ein Medikationsplan.
Gelassener bleiben: Digitale Chancen nutzen - weniger Aufwand für Arztbesuche haben.
Doppel-Untersuchungen vermeiden: Sparen Sie sich und Ihrer Praxis unnötigen Aufwand und Kosten.
Weniger Risiken: Mit dem Medikationsplan und dem Notfalldatensatz erhalten Behandler wichtige Informationen vor Behandlungsbeginn

3. Weitere Anwendungen

Leistungsauskunft

Beantragen Sie in Ihrer ePA, dass die BKK Daten über in Anspruch genommene Leistungen in die ePA übermittelt und dort speichert.

Die Berechtigung kann jederzeit wieder zurückgezogen oder neu vergeben werden.
Die Daten liegen mit einer zeitlichen Verzögerung von bis zu 9 Monaten vor.
Aus Datenschutzgründen können nur Daten der letzten 6 Jahre abgerufen werden - eine Versicherung bei der Bertelsmann BKK vorausgesetzt.
Da viele Abrechnungen mit Leistungserbringern aus rechtlichen Gründen nicht einzelfallbezogen erfolgen, wird kein finanzieller Wert der in Anspruch genommenen Leistungen angezeigt.
Von der BKK direkt an Versicherte erstattete Leistungen werden jedoch nicht angezeigt.
Vertreter können nur die jährliche Auslieferung der Leistungsauskunft beantragen.

Einzelne Dokumente freigeben

Erteilen Sie für jedes einzelne Dokument Leseberechtigungen: Sie entscheiden dann zielgerichtet, welche Daten Sie Ärzten oder Gesundheitsdienstleistern zur Verfügung stellen.

Persönliche Vertreter zulassen

Die eigene ePA kann auch durch dritte, persönliche Vertreter geführt werden. Das ist beispielsweise bei Pflegebedürftigen von Vorteil, die die ePA selbst nicht bedienen können.

ePA-Daten beim Kassenwechsel mitnehmen

Bei einem Wechsel der Krankenkasse können alle Daten aus der ePA übernommen werden

ePA-Nutzung an PC oder Notebook - die ePA Desktop-Variante

Alternativ zur Smartphone-App steht die ePA per Desktop-Variante (ePA Desktop-Client) für PC oder Notebook bereit. Damit können auch Versicherte ohne Smartphone - die bereits eine ePA eingerichtet haben - ihre Dokumente selbst verwalten und Berechtigungen vergeben. Hierzu wird zusätzlich ein an PC oder Notebook angebundener REINER SCT cyberJack RFID Chip-Kartenleser in der basis-Version Sicherheitsklasse 1 (ohne PIN-Rad) oder als Standard-Version der Sicherheitsklasse 2 und 3 (mit PIN-Rad und Display) zum Auslesen der NFC-fähigen elektronischen Gesundheitskarte (NFC-eGK) benötigt. Die Kosten für dieses Gerät darf die BKK jedoch nicht tragen.

4. So richten Sie Ihre ePA-App ein

Laden Sie die App "Bertelsmann BKK-ePA" auf Ihr Smartphone:

App-Store (iOS) / Play-Store (Android)

Nach dem Anlegen des Benutzerkontos sind diese drei Schritte notwendig:

1. E-Mail-Adresse bestätigen: In Schritt eins senden wir Ihnen eine E-Mail mit Bestätigungslink.

2. Smartphone mit Benutzerkonto verbinden: In Schritt zwei stellen wir sicher, dass nur Geräte auf Ihre Daten zugreifen können, wenn diese vorher mit Ihrem Benutzerkonto verbunden wurden. Sie können später weitere Geräte mit Ihrem Benutzerkonto verbinden und diese auch löschen.

3. Identität feststellen: In Schritt drei stellen wir sicher, dass nur Sie selbst oder von Ihnen bevollmächtigte Personen Ihr Benutzerkonto vollständig aktivieren können. Hier bieten wir Ihnen folgende Registrierungsoptionen:

per Postident (bequem von zu Hause aus per eID-Verfahren mit dem ePersonalausweis)
per Postident (persönlich in der Filiale)
persönlich in der BKK-Geschäftsstelle in Gütersloh oder Pößneck, bzw. Köln (für RTL-Angehörige)

Weitere Tipps und Hilfen zu Einrichtung und Zugriff auf die ePA

5. Tipps und Tricks

Unsere Tipps zu Fragen aus dem ePA-Alltag

1. Unterschied zwischen Registrierung/Identifizierung und Anlegen der ePA

Der Registrierungs-/Identifizierungsprozess kann auch für die Bestellung der PIN zur Gesundheitskarte verwendet werden.

Nach erfolgreicher Registrierung/Identifizierung erhalten Sie im Nachgang die PIN zu Ihrer Gesundheitskarte per Post zugesandt.

Erst im nächsten Schritt kann bei Bedarf die elektronische Patientenakte über den Button "Patientenakte hinzufügen" angelegt werden. Dieser Schritt ist jedoch bei der ausschließlichen Bestellung der PIN nicht erforderlich.

2. Passwort und/oder App-Code vergessen

Haben Sie Ihr Passwort vergessen, können Sie dieses zurücksetzen. Sie müssen sich hierbei nicht neu identifizieren. Den Wiederherstellungsprozess können Sie durch Tippen auf den Button „Passwort vergessen“ aufrufen.

Haben Sie Ihren App-Code vergessen, müssen Sie Ihr Benutzerkonto zurücksetzen. Diese Option wird Ihnen auf der Seite, auf dem Sie den App-Code eingeben müssen als auch auf der Seite bei der Gerätefreigabe angezeigt. Im Anschluss müssen Sie sich neu identifizieren und den Registrierungsprozess erneut durchlaufen. Haben Sie eine NFC-eGK und PIN vorliegen, können Sie diese hierfür nutzen.

Die NFC-fähige Gesundheitskarte erkennen Sie an der sechsstelligen Nummer oben rechts unter den Deutschlandfarben oder an einem Wellen-Symbol.

3. Passwortgenerator

Die ePA stellt besondere Anforderungen, die von den Passwortgeneratoren in den meisten Fällen jedoch nicht erfüllt werden. Sie sollten daher diese Funktion nicht nutzen und sich stattdessen selbst ein Passwort gemäß den Vorgaben in der ePA überlegen.

Diese sind:

12 Zeichen oder mehr
1 Großbuchstabe oder mehr
1 Kleinbuchstabe oder mehr
1 Ziffer oder mehr
1 Sonderzeichen oder mehr aus ! " § $ % ( ) [ ] { } ? ß # ' ° ^ ~ *

4. PIN 3x falsch erfasst

Haben Sie den PIN zu Ihrer Gesundheitskarte 3x falsch erfasst, so benötigen Sie zum Entsperren die PUK. Die PUK finden Sie in den Brief, mit dem Ihnen die PIN zugestellt wurde. Bitte beachten Sie: Die PIN zu Ihrer Gesundheitskarte kann kein zweites Mal zugesandt werden.

5. Neues Handy – Vorgehensweise ePA-Übertragung

Nutzen Sie ein neues Gerät, müssen Sie die Identifizierung nicht erneut durchlaufen, sondern können diese sogenannte App-Geräte-Kombination über Ihr bisheriges altes Handy freigeben.

Haben Sie keinen Zugriff mehr auf eine bereits freigegebene App (z. B. weil Sie die ePA-App auf Ihrem einzigen bisher genutzten Gerät deinstalliert haben), müssen Sie Ihr Benutzerkonto zurücksetzen.

Diese Option wird Ihnen auf der Seite, auf dem Sie den App-Code eingeben müssen als auch auf der Seite bei der Gerätefreigabe angezeigt. Im Anschluss müssen Sie sich neu identifizieren und den Registrierungsprozess erneut durchlaufen. Haben Sie eine NFC-eGK und PIN vorliegen, können Sie diese hierfür nutzen.

Die NFC-fähige Gesundheitskarte erkennen Sie an der sechsstelligen Nummer oben rechts unter den Deutschlandfarben oder an einem Wellen-Symbol.

6. Smartphone/Handy verloren

Haben Sie Ihr Handy verloren, müssen Sie Ihr Benutzerkonto zurücksetzen. Diese Option wird Ihnen auf der Seite, auf dem Sie den App-Code eingeben müssen als auch auf der Seite bei der Gerätefreigabe angezeigt. Im Anschluss müssen Sie sich neu identifizieren und den Registrierungsprozess erneut durchlaufen. Haben Sie eine NFC-eGK und PIN vorliegen, können Sie diese hierfür nutzen.

Die NFC-fähige Gesundheitskarte erkennen Sie an der sechsstelligen Nummer oben rechts unter den Deutschlandfarben oder an einem Wellen-Symbol.

7. iPhone – NFC-Funktion

Bei dem iPhone ist die NFC-Antenne in der Regel an der oberen inneren Kante verbaut. Wenn die NFC-fähige eGK verwendet werden muss, so ist die eGK am besten zur Hälfte an die Rückseite des IPhone anzulegen (obere Hälfte der eGK steht über das Handy).

8. Desktop-Client – Kartenlesegeräte

Für die Nutzung des ePA Desktop-Clients ist neben den allgemeinen Systemvoraussetzungen zusätzlich ein an den PC oder Laptop angebundenes Kartenlesegerät zum Auslesen der NFC-fähigen elektronischen Gesundheitskarte (NFC-eGK) erforderlich.

Welche Kartenlesegeräte getestet und garantiert unterstützt werden, finden Sie auf der folgenden Internetseite: https://epaclient.de/

9. Vertretungsberechtigung (Kinder / Pflegebedürftige)

Jeder gesetzlich Versicherte hat einen Anspruch auf eine elektronische Patientenakte, also zum Beispiel auch Kinder oder Pflegebedürftige. Die Verwaltung übernimmt in diesen Fällen der Erziehungsberechtigte oder die vom Pflegebedürftigen bevollmächtigte Person.

Auch für Kinder oder Pflegebedürftige muss die ePA-App eingerichtet und der Registrierungsprozess durchlaufen werden.

Sobald für das Kind/die pflegebedürftige Person die eigene ePA angelegt ist, kann dort eine Vertretung für die Erziehungsberechtigten oder bevollmächtigte Person eingerichtet werden. Außer der Erziehungsberechtigte oder die bevollmächtigte Person möchte die ePA ausschließlich über die Zugangsdaten des Kindes/des Pflegebedürftigen verwalten. In diesem Fall entfällt die Einrichtung der Vertretungsfunktion.

Im Anschluss an die eingerichtete Vertretung muss der Vertreter die Patientenakte des Kindes/der betreuten Person in der eigenen ePA-App hinzufügen.

Ein Vertreter muss keine eigene ePA führen, die eigene Registrierung dafür ist aber zur Einrichtung einer Vertretung zwingend notwendig.

6. Widerspruch

Möchten Sie Ihren Widerspruch gegen die ePA oder einzelne Anwendungen erklären, verwenden Sie bitte unser Formular:

ePA-Widerspruch

7. Abgrenzung ePA / Online-Geschäftsstelle

Die ePA-App ist eine eigenständige kostenfreie App für die Verwaltung persönlicher Gesundheitsdaten. Daneben gibt es die Bertelsmann BKK-App, mit der Sie primär Anliegen an die BKK auf elektronischem Wege einfach, schnell und sicher erledigen können. Für beide Apps ist aus Datenschutzgründen eine separate Registrierung notwendig.