Die elektronische Patientenakte - ePA

Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase sind Ärzte und Psychotherapeuten gesetzlich verpflichtet, Daten in die ePA einzustellen, wenn sie diese in der aktuellen Behandlung erhoben haben und diese elektronisch vorliegen.

Voraussetzung ist immer, dass der Patient dem Zugriff auf die ePA durch eine Arzt- oder Psychotherapeutenpraxis oder dem Einstellen von Dokumenten gegenüber einer Leistungserbringereinrichtung nicht widersprochen hat.

• Daten zur Unterstützung des Medikationsprozesses
• Daten zur Prüfung der Arzneimitteltherapiesicherheit
• Daten zu Laborbefunden
• Befunddaten aus bildgebender Diagnostik
• Befundberichte aus invasiven und chirurgischen sowie nichtinvasiven oder konservativen Maßnahmen
• elektronische Arztbriefe
• Ergebnisse genetischer Untersuchungen oder Analysen (Nur nach schriftlicher oder elektronischer Einwilligung des Patienten zulässig)
• Daten des elektronischen Medikationsplans (ab voraussichtlich März 2026)

Für hochsensible Daten insbes. zu sexuell übertragbaren Infektionen, psychischen Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen gilt:

• Ärzte und Psychotherapeuten müssen die Patienten auf das Recht zum Widerspruch hinweisen.
• Patienten können dann im unmittelbaren Behandlungskontext widersprechen, dass diese Daten in die ePA eingestellt werden.
• Ärzte und Psychotherapeuten müssen den Widerspruch nachprüfbar in ihrer Behandlungsdokumentation protokollieren.

Tipp: Mehr Informationen gibt in die KBV in einem Beitrag vom 13.3.2025: 
”Nicht jeder Schnupfen gehört in die Akte – Hinweise und Empfehlungen zur Befüllung der ePA"

A. Daten zu verordneten Arzneimitteln werden automatisch über den eRezept-Server in die ePA gespeichert

Auf dem eRezept-Server liegen die Arzneimittelverordnungen, die Ärzte ihren Patienten per eRezept ausgestellt haben und dort von der Apotheke abgerufen werden. Diese Verordnungs- und Dispensierinformationen fließen künftig automatisch in die ePA, sodass die Akte auch eine „Medikationsliste“ enthält.

Frei verkäufliche Arzneimittel und Nahrungsergänzungsmittel werden darüber ebenfalls in die ePA eingespeist. Möchte der Patient dies nicht, kann dem widersprochen werden.

B. Die Leistungsauskunft der BKK wird ebenfalls automatisch in die ePA gespeichert

Daten über in Anspruch genommene Leistungen werden von der BKK automatisch in die ePA übermittelt und dort gespeichert:

• Voraussetzung: es liegt kein diesbezüglicher Widerspruch vor.
• Die Berechtigung hierzu kann in der ePA-App jederzeit wieder zurückgezogen oder neu vergeben werden.
• Die Daten liegen mit einer zeitlichen Verzögerung von bis zu 9 Monaten vor.
• Aus Datenschutzgründen können nur Daten der letzten 6 Jahre abgerufen werden - eine Versicherung bei der Bertelsmann BKK vorausgesetzt.
• Da viele Abrechnungen mit Leistungserbringern aus rechtlichen Gründen nicht einzelfallbezogen erfolgen, wird kein finanzieller Wert der in Anspruch genommenen Leistungen angezeigt.
• Von der BKK direkt an Versicherte erstattete Leistungen werden nicht angezeigt.
• Vertreter können nur die jährliche Auslieferung der Leistungsauskunft beantragen.

2.1. Unterschied zwischen Registrierung/Identifizierung und Anlegen der ePA

Der Registrierungs-/Identifizierungsprozess kann auch für die Bestellung der PIN zur Gesundheitskarte verwendet werden.

Nach erfolgreicher Registrierung/Identifizierung erhalten Sie im Nachgang die PIN zu Ihrer Gesundheitskarte per Post zugesandt.

Erst im nächsten Schritt kann bei Bedarf die elektronische Patientenakte aufgerufen werden. Dieser Schritt ist jedoch bei der ausschließlichen Bestellung der PIN nicht erforderlich.

2.2. Passwort und/oder App-Code vergessen

Haben Sie Ihr Passwort vergessen, können Sie dieses zurücksetzen. Sie müssen sich hierbei nicht neu identifizieren. Den Wiederherstellungsprozess können Sie durch Tippen auf den Button „Passwort vergessen“ aufrufen.

Haben Sie Ihren App-Code vergessen, müssen Sie Ihr Benutzerkonto zurücksetzen. Diese Option wird Ihnen auf der Seite, auf dem Sie den App-Code eingeben müssen angezeigt. Im Anschluss müssen Sie sich neu identifizieren und den Registrierungsprozess erneut durchlaufen. Haben Sie eine NFC-eGK und PIN vorliegen, können Sie diese hierfür nutzen.

Die NFC-fähige Gesundheitskarte erkennen Sie an der sechsstelligen Nummer oben rechts unter den Deutschlandfarben oder an einem Wellen-Symbol.

2.3. Passwortgenerator

Die ePA stellt besondere Anforderungen, die von den Passwortgeneratoren in den meisten Fällen jedoch nicht erfüllt werden. Sie sollten daher diese Funktion nicht nutzen und sich stattdessen selbst ein Passwort gemäß den Vorgaben in der ePA überlegen.

Diese sind:

• 12 Zeichen oder mehr
• 1 Großbuchstabe oder mehr
• 1 Kleinbuchstabe oder mehr
• 1 Ziffer oder mehr
• 1 Sonderzeichen

2.4. PIN 3x falsch erfasst

Haben Sie den PIN zu Ihrer Gesundheitskarte 3x falsch erfasst, so benötigen Sie zum Entsperren die PUK. Die PUK finden Sie in den Brief, mit dem Ihnen die PIN zugestellt wurde. Bitte beachten Sie: Die PIN zu Ihrer Gesundheitskarte kann kein zweites Mal zugesandt werden.

2.5. Neues Handy – Vorgehensweise ePA-Übertragung

Nutzen Sie ein neues Gerät, müssen Sie die Identifizierung nicht erneut durchlaufen, sondern können diese sogenannte App-Geräte-Kombination über Ihr bisheriges altes Handy freigeben.

Haben Sie keinen Zugriff mehr auf eine bereits freigegebene App (z. B. weil Sie die ePA-App auf Ihrem einzigen bisher genutzten Gerät deinstalliert haben), müssen Sie Ihr Benutzerkonto zurücksetzen.

Diese Option wird Ihnen auf der Seite, auf dem Sie den App-Code eingeben müssen angezeigt. Im Anschluss müssen Sie sich neu identifizieren und den Registrierungsprozess erneut durchlaufen. Haben Sie eine NFC-eGK und PIN vorliegen, können Sie diese hierfür nutzen.

Die NFC-fähige Gesundheitskarte erkennen Sie an der sechsstelligen Nummer oben rechts unter den Deutschlandfarben oder an einem Wellen-Symbol.

2.6. Smartphone/Handy verloren

Haben Sie Ihr Handy verloren, müssen Sie Ihr Benutzerkonto zurücksetzen. Diese Option wird Ihnen auf der Seite, auf dem Sie den App-Code eingeben angezeigt. Im Anschluss müssen Sie sich neu identifizieren und den Registrierungsprozess erneut durchlaufen. Haben Sie eine NFC-eGK und PIN vorliegen, können Sie diese hierfür nutzen.

Die NFC-fähige Gesundheitskarte erkennen Sie an der sechsstelligen Nummer oben rechts unter den Deutschlandfarben oder an einem Wellen-Symbol.

2.7. iPhone – NFC-Funktion

Bei dem iPhone ist die NFC-Antenne in der Regel an der oberen inneren Kante verbaut. Wenn die NFC-fähige eGK verwendet werden muss, so ist die eGK am besten zur Hälfte an die Rückseite des IPhone anzulegen (obere Hälfte der eGK steht über das Handy).

2.8. Desktop-Client – Kartenlesegeräte

Für die Nutzung des ePA Desktop-Clients ist neben den allgemeinen Systemvoraussetzungen zusätzlich ein an den PC oder Laptop angebundenes Kartenlesegerät zum Auslesen der NFC-fähigen elektronischen Gesundheitskarte (NFC-eGK) erforderlich.

Welche Kartenlesegeräte getestet und garantiert unterstützt werden, finden Sie auf der folgenden Internetseite: https://epaclient.de/

2.9. Vertretungsberechtigung (Kinder / Pflegebedürftige)

Jeder gesetzlich Versicherte hat einen Anspruch auf eine elektronische Patientenakte, also zum Beispiel auch Kinder oder Pflegebedürftige. Die Verwaltung übernimmt in diesen Fällen der Erziehungsberechtigte oder die vom Pflegebedürftigen bevollmächtigte Person.

Auch für Kinder oder Pflegebedürftige muss die ePA-App eingerichtet und der Registrierungsprozess durchlaufen werden.

Sobald für das Kind/die pflegebedürftige Person die eigene ePA angelegt ist, kann dort eine Vertretung für die Erziehungsberechtigten oder bevollmächtigte Person eingerichtet werden. Außer der Erziehungsberechtigte oder die bevollmächtigte Person möchte die ePA ausschließlich über die Zugangsdaten des Kindes/des Pflegebedürftigen verwalten. In diesem Fall entfällt die Einrichtung der Vertretungsfunktion.

Im Anschluss an die eingerichtete Vertretung muss der Vertreter die Patientenakte des Kindes/der betreuten Person in der eigenen ePA-App hinzufügen.

Ein Vertreter muss keine eigene ePA führen, die eigene Registrierung dafür ist aber zur Einrichtung einer Vertretung zwingend notwendig.

Nr. 2.10. Bestellung PIN über die ePA-App

Sie haben eine neue Gesundheitskarte erhalten und benötigen noch die dazugehörige PIN? 
Mit der Anleitung zur PIN-Bestellung erklären wir Ihnen den Bestellvorgang ...

In der ePA-App können Sie für jedes einzelne Dokument festlegen, welchen Ärzten oder Gesundheitsdienstleistern es nicht angezeigt wird.

Die eigene ePA kann auch durch dritte, persönliche Vertreter geführt werden. Das ist beispielsweise bei Pflegebedürftigen von Vorteil, die die ePA selbst nicht bedienen können.

Ohne valide Daten ist es schwer, Erkenntnisse zu gewinnen. Deshalb sorgt die Bundesregierung mit dem Gesundheitsdatennutzungsgesetz dafür, dass Gesundheitsdaten leichter für gemeinwohlorientierte Zwecke verwendet werden können.

Pseudonymisierte Daten aus der elektronischen Patientenakte, Abrechnungsdaten der Krankenkassen und Informationen aus dem Krebsregister können so künftig besser verknüpft werden. Die systematische Auswertung von medizinischen Daten wird dazu beitragen, Krankheiten früher zu erkennen, ermöglicht individuell ausgerichtete Therapien und eröffnet neue Heilungschancen. 

Die Daten aus der ePA werden dazu, soweit nicht widersprochen wird, in pseudonymisierter Form über die Vertrauensstelle im Robert Koch-Institut (RKI) an das Forschungsdatenzentrum Gesundheit (FDZ) weitergeleitet. Das FDZ wird derzeit im Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) aufgebaut. Eine Nutzung der Daten wird ausschließlich auf Antrag beim FDZ Gesundheit, für gesetzlich vorgesehene Zwecke und innerhalb einer sicheren Verarbeitungsumgebung möglich sein.

Patienten können jedoch selber entscheiden, ob sie ihre Daten aus der ePA der Forschung zu Verfügung stellen oder der Nutzung widersprechen.