Die elektronische Patientenakte - ePA

2.1. Unterschied zwischen Registrierung/Identifizierung und Anlegen der ePA

Der Registrierungs-/Identifizierungsprozess kann auch für die Bestellung der PIN zur Gesundheitskarte verwendet werden.

Nach erfolgreicher Registrierung/Identifizierung erhalten Sie im Nachgang die PIN zu Ihrer Gesundheitskarte per Post zugesandt.

Erst im nächsten Schritt kann bei Bedarf die elektronische Patientenakte aufgerufen werden. Dieser Schritt ist jedoch bei der ausschließlichen Bestellung der PIN nicht erforderlich.

2.2. Passwort und/oder App-Code vergessen

Haben Sie Ihr Passwort vergessen, können Sie dieses zurücksetzen. Sie müssen sich hierbei nicht neu identifizieren. Den Wiederherstellungsprozess können Sie durch Tippen auf den Button „Passwort vergessen“ aufrufen.

Haben Sie Ihren App-Code vergessen, müssen Sie Ihr Benutzerkonto zurücksetzen. Diese Option wird Ihnen auf der Seite, auf dem Sie den App-Code eingeben müssen angezeigt. Im Anschluss müssen Sie sich neu identifizieren und den Registrierungsprozess erneut durchlaufen. Haben Sie eine NFC-eGK und PIN vorliegen, können Sie diese hierfür nutzen.

Die NFC-fähige Gesundheitskarte erkennen Sie an der sechsstelligen Nummer oben rechts unter den Deutschlandfarben oder an einem Wellen-Symbol.

Anleitung Passwort zurücksetzen

Anleitung App-Code vergessen

2.3. Passwortgenerator

Die ePA stellt besondere Anforderungen, die von den Passwortgeneratoren in den meisten Fällen jedoch nicht erfüllt werden. Sie sollten daher diese Funktion nicht nutzen und sich stattdessen selbst ein Passwort gemäß den Vorgaben in der ePA überlegen.

Diese sind:

• 12 Zeichen oder mehr
• 1 Großbuchstabe oder mehr
• 1 Kleinbuchstabe oder mehr
• 1 Ziffer oder mehr
• 1 Sonderzeichen

2.4. PIN 3x falsch erfasst

Haben Sie den PIN zu Ihrer Gesundheitskarte 3x falsch erfasst, so benötigen Sie zum Entsperren die PUK. Die PUK befindet sich in dem Brief, mit dem Ihnen die PIN zugestellt wurde. Bitte beachten Sie: Die PIN zu Ihrer Gesundheitskarte kann kein zweites Mal zugesandt werden. Liegt Ihnen weder PUK noch PIN vor, bestellen Sie bitte eine neue Gesundheitskarte.

2.5. Neues Smartphone/Handy – Vorgehensweise ePA-Übertragung

Nutzen Sie ein neues Gerät, müssen Sie die Identifizierung nicht erneut durchlaufen, sondern können diese sogenannte App-Geräte-Kombination über Ihr bisheriges altes Handy freigeben.

Haben Sie keinen Zugriff mehr auf eine bereits freigegebene App (z. B. weil Sie die ePA-App auf Ihrem einzigen bisher genutzten Gerät deinstalliert haben), müssen Sie Ihr Benutzerkonto zurücksetzen.

Diese Option wird Ihnen auf der Seite, auf dem Sie den App-Code eingeben müssen angezeigt. Im Anschluss müssen Sie sich neu identifizieren und den Registrierungsprozess erneut durchlaufen. Haben Sie eine NFC-eGK und PIN vorliegen, können Sie diese hierfür nutzen.

Die NFC-fähige Gesundheitskarte erkennen Sie an der sechsstelligen Nummer oben rechts unter den Deutschlandfarben oder an einem Wellen-Symbol.

Anleitung neues Smartphone/Handy

2.6. Smartphone/Handy verloren

Haben Sie Ihr Handy verloren, müssen Sie Ihr Benutzerkonto zurücksetzen. Diese Option wird Ihnen auf der Seite, auf dem Sie den App-Code eingeben angezeigt. Im Anschluss müssen Sie sich neu identifizieren und den Registrierungsprozess erneut durchlaufen. Haben Sie eine NFC-eGK und PIN vorliegen, können Sie diese hierfür nutzen.

Die NFC-fähige Gesundheitskarte erkennen Sie an der sechsstelligen Nummer oben rechts unter den Deutschlandfarben oder an einem Wellen-Symbol.

Anleitung Smartphone verloren - Benutzerkonto zurücksetzen

2.7. iPhone – NFC-Funktion

Bei einem iPhone befindet sich die NFC-Antenne in der Regel am oberen inneren Gehäuserand. Wollen Sie Ihre NFC-fähige eGK verbinden, legen Sie diese zur Hälfte an die Rückseite Ihres iPhone. Die obere Hälfte der eGK sollte dabei über das iPhone hinausstehen. Wir veranschaulichen dies in der folgenden Anleitung:

Anleitung "Anmeldung in der ePA-App mittels NFC-fähiger Gesundheitskarte und iPhone"

2.8. Vertretungsberechtigung (Kinder / Pflegebedürftige)

Jeder gesetzlich Versicherte hat einen Anspruch auf eine elektronische Patientenakte, also zum Beispiel auch Kinder oder Pflegebedürftige. Die Verwaltung übernimmt in diesen Fällen der Erziehungsberechtigte oder die vom Pflegebedürftigen bevollmächtigte Person.

Auch für Kinder oder Pflegebedürftige muss die ePA-App eingerichtet und der Registrierungsprozess durchlaufen werden.

Sobald für das Kind/die pflegebedürftige Person die eigene ePA angelegt ist, kann dort eine Vertretung für die Erziehungsberechtigten oder bevollmächtigte Person eingerichtet werden. Außer der Erziehungsberechtigte oder die bevollmächtigte Person möchte die ePA ausschließlich über die Zugangsdaten des Kindes/des Pflegebedürftigen verwalten. In diesem Fall entfällt die Einrichtung der Vertretungsfunktion.

Im Anschluss an die eingerichtete Vertretung muss der Vertreter die Patientenakte des Kindes/der betreuten Person in der eigenen ePA-App hinzufügen.

Ein Vertreter muss keine eigene ePA führen, die eigene Registrierung dafür ist aber zur Einrichtung einer Vertretung zwingend notwendig.

Anleitung Vertretung einrichten
 

2.9. Bestellung PIN über die ePA-App

Sie haben eine neue Gesundheitskarte erhalten und benötigen noch die dazugehörige PIN?

Anleitung PIN-Anforderung über die ePA-App

Seit dem 01.10.2025 sind Ärzte, Krankenhäuser und Psychotherapeuten gesetzlich verpflichtet, Daten in die ePA einzustellen, wenn sie diese in der aktuellen Behandlung erhoben haben und diese elektronisch vorliegen.

Voraussetzung ist immer, dass der Patient dem Zugriff auf die ePA durch eine Arzt- oder Psychotherapeutenpraxis, bzw. ein Krankenhaus oder dem Einstellen von Dokumenten gegenüber einer Leistungserbringereinrichtung nicht widersprochen hat.

• Daten zur Unterstützung des Medikationsprozesses
• Daten zur Prüfung der Arzneimitteltherapiesicherheit
• Daten zu Laborbefunden
• Befunddaten aus bildgebender Diagnostik
• Befundberichte aus invasiven und chirurgischen sowie nichtinvasiven oder konservativen Maßnahmen
• elektronische Arztbriefe
• Ergebnisse genetischer Untersuchungen oder Analysen (Nur nach schriftlicher oder elektronischer Einwilligung des Patienten zulässig)
• Daten des elektronischen Medikationsplans (ab voraussichtlich März 2026)

Für hochsensible Daten insbes. zu sexuell übertragbaren Infektionen, psychischen Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen gilt:

• Ärzte und Psychotherapeuten müssen die Patienten auf das Recht zum Widerspruch hinweisen.
• Patienten können dann im unmittelbaren Behandlungskontext widersprechen, dass diese Daten in die ePA eingestellt werden.
• Ärzte und Psychotherapeuten müssen den Widerspruch nachprüfbar in ihrer Behandlungsdokumentation protokollieren.

Tipp: Mehr Informationen gibt die KBV unter dem Link ”Welche Dokumente stellen Praxen in die ePA ein?"

A. Daten zu verordneten Arzneimitteln werden automatisch über den eRezept-Server in die ePA gespeichert

Auf dem eRezept-Server liegen die Arzneimittelverordnungen, die Ärzte ihren Patienten per eRezept ausgestellt haben und dort von der Apotheke abgerufen werden. Diese Verordnungs- und Dispensierinformationen fließen automatisch in die ePA, sodass die Akte auch eine „Medikationsliste“ enthält.

Frei verkäufliche Arzneimittel und Nahrungsergänzungsmittel werden darüber ebenfalls in die ePA eingespeist. Möchte der Patient dies nicht, kann dem widersprochen werden.

B. Die Leistungsauskunft der BKK wird ebenfalls automatisch in die ePA gespeichert

Daten über in Anspruch genommene Leistungen werden von der BKK automatisch in die ePA übermittelt und dort gespeichert:

• Voraussetzung: es liegt kein diesbezüglicher Widerspruch vor.
• Die Berechtigung hierzu kann in der ePA-App jederzeit wieder zurückgezogen oder neu vergeben werden.
• Die Daten liegen mit einer zeitlichen Verzögerung von bis zu 9 Monaten vor.
• Aus Datenschutzgründen können nur Daten der letzten 6 Jahre abgerufen werden - eine Versicherung bei der Bertelsmann BKK vorausgesetzt.
• Da viele Abrechnungen mit Leistungserbringern aus rechtlichen Gründen nicht einzelfallbezogen erfolgen, wird kein finanzieller Wert der in Anspruch genommenen Leistungen angezeigt.
• Von der BKK direkt an Versicherte erstattete Leistungen werden nicht angezeigt.
• Vertreter können nur die jährliche Auslieferung der Leistungsauskunft beantragen.