Elektronische Patientenakte - ePA

Digitale Innovation für Ihre Gesundheit

Die digitale Ablage für alle Ihre persönlichen medizinischen Belange. Das ist die elektronische Patientenakte - kurz „ePA" genannt. Seit dem 1. Oktober 2025 ist sie Pflicht für Arztpraxen und Krankenhäuser. Als App fürs Smartphone und Webvariante für die Nutzung am PC kann sie zudem auch für Patienten eine wertvolle Hilfe sein. Arztberichte, Befunde und Laborergebnisse haben Sie mittels App immer dabei und ersparen so manche Wege und Wartezeiten. Möchten Sie auf diese Innovation nicht verzichten und selbst per App auf Ihre ePA zugreifen, erhalten Sie nachstehend Informationen zur Einrichtung der ePA-App.

INHALT

1. IHRE VORTEILE MIT EPA UND EPA-APP
2. SO RICHTEN SIE IHRE EPA-APP EIN
3. SO NUTZEN SIE DIE EPA OHNE SMARTPHONE
4. SO KOMMEN DIE DATEN IN DIE EPA
5. DATEN FÜR DIE FORSCHUNG NUTZEN
6. DAS ORGANSPENDE-REGISTER
7. EPA-WIDERSPRUCH
8. ABGRENZUNG EPA-APP / BKK-APP
9. PERSÖNLICHE BERATUNG ZUR EPA
10. HÄUFIGE FRAGEN UND ANTWORTEN

Ihre Vorteile mit ePA und ePA-App

Eine ePA wurde zentral für Sie eingerichtet - um die dort abgelegten Dokumente zu sehen und vieles mehr, gibt es die ePA-App.

Ihre Vorteile durch die ePA

Auch wenn Sie die ePA-App nicht nutzen, profitieren Sie, da Arztpraxen und Kliniken auf die für Sie angelegte ePA zugreifen.

Schneller und sicherer behandelt: Wichtige Daten stehen im Notfall sofort zur Verfügung.
Besserer Überblick, weniger Risiken: Alle Gesundheitsdaten griffbereit - wie z.B. ein Medikationsplan.
Zeitersparnis und beschleunigte Behandlung: Befunde anderer Praxen o.ä. können digital abgerufen werden.
Doppel-Untersuchungen vermeiden: Sparen Sie sich und Ihrer Praxis unnötigen Aufwand und Kosten.

Ihre Vorteile mit Ihrer ganz persönlichen ePA-App

Die ePA-App ist Ihr persönlicher digitaler Speicherort für Gesundheitsdaten, für den nur Sie den Schlüssel haben.

Sie entscheiden, welche Dokumente Sie speichern und mit Behandlern teilen.
Wollen Sie einer Arztpraxis den Zugriff auf Ihre in der ePA abgelegten Dokumente ermöglichen?
Dies erfolgt durch das Einlesen Ihrer Gesundheitskarte in der Praxis.
Wollen Sie Befunde nur einzelnen Behandlern zugänglich machen, können Sie dies in der ePA-App einstellen.

2. So richten Sie Ihre ePA-App ein

Laden Sie die App "Bertelsmann BKK-ePA" auf Ihr Smartphone:

Diese weiteren Schritte sind erforderlich:

A. Benutzerkonto anlegen: Hierfür benötigen Sie Ihre Gesundheitskarte, eine E-Mail-Adresse und vergeben ein Passwort.
B. E-Mail-Adresse bestätigen: Sie erhalten eine E-Mail mit einem Bestätigungscode und erfassen diesen in der ePA-App.
C. App-Code vergeben: Folgen Sie der Registrierung in der ePA-App und vergeben Sie nun selber einen 6-stelligen App-Code.
D. Identität bestätigen, wahlweise:
- in der BKK-Geschäftsstelle
  In Gütersloh oder Pößneck, bzw. Köln (für RTL-Angehörige) mittels von uns ausgestelltem Aktivierungscode
- per Gesundheitskarte und PIN
  Haben Sie bereits eine PIN, dann sind Sie bereits identifiziert und können sich in der ePA anmelden.
  Haben Sie noch keine PIN nutzen Sie bitte ein anderes Verfahren zur Identifizierung. Ihre PIN senden wir im Anschluss per Post.
- per Postident
  Identifizieren Sie sich in der Postfiliale.
- per Online-Ausweisfunktion (eID) und NECT-App
  Identifizieren Sie sich per eID und Ausweis-PIN. Nutzen Sie hierzu die NECT-App (Nect Wallet).
- per ePass mit neuestem Personalausweis oder Reisepass
  Identifizieren Sie sich mittels Video-Ident-Verfahren.
E. Anmeldeverfahren wählen
F. Patientenakte aufrufen
G. Gerät verknüpfen. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Registrierungscode den Sie in der App eingeben

Tipp: ePA-Anleitung Einrichtung und Registrierung

2.1. Unterschied zwischen Registrierung, bzw. Identifizierung und Anlegen der ePA

Der Registrierungs-/Identifizierungsprozess kann auch für die Bestellung der PIN zur Gesundheitskarte verwendet werden.

Nach der Registrierung/Identifizierung erhalten Sie im Nachgang die PIN zu Ihrer Gesundheitskarte per Post zugesandt.

Mittels PIN können Sie sich nun in der ePA anmelden.

2.2. Passwort und/oder App-Code vergessen

Haben Sie Ihr Passwort vergessen, können Sie dieses zurücksetzen. Sie müssen sich hierbei nicht neu identifizieren. Den Wiederherstellungsprozess können Sie durch Tippen auf den Button „Passwort vergessen“ aufrufen.

Haben Sie Ihren App-Code vergessen, müssen Sie Ihr Benutzerkonto zurücksetzen. Diese Option wird Ihnen auf der Seite, auf dem Sie den App-Code eingeben müssen angezeigt. Im Anschluss müssen Sie sich neu identifizieren und den Registrierungsprozess erneut durchlaufen. Haben Sie die PIN für Ihre Gesundheitskarte vorliegen, können Sie diese hierfür nutzen.

Anleitung Passwort zurücksetzen

Anleitung App-Code vergessen

2.3. Passwortgenerator

Die ePA stellt besondere Anforderungen, die von den Passwortgeneratoren in den meisten Fällen jedoch nicht erfüllt werden. Sie sollten daher diese Funktion nicht nutzen und sich stattdessen selbst ein Passwort gemäß den Vorgaben in der ePA überlegen.

Diese sind:

12 Zeichen oder mehr
1 Großbuchstabe oder mehr
1 Kleinbuchstabe oder mehr
1 Ziffer oder mehr
1 Sonderzeichen

2.4. PIN 3x falsch erfasst

Haben Sie den PIN zu Ihrer Gesundheitskarte 3x falsch erfasst, so benötigen Sie zum Entsperren die PUK. Die PUK befindet sich in dem Brief, mit dem Ihnen die PIN zugestellt wurde. Bitte beachten Sie: Die PIN zu Ihrer Gesundheitskarte kann kein zweites Mal zugesandt werden. Liegt Ihnen weder PUK noch PIN vor, bestellen Sie bitte in der BKK-App, bzw. Online-Geschäftsstelle eine neue Gesundheitskarte.

2.5. Neues Smartphone/Handy – Vorgehensweise ePA-Übertragung

Nutzen Sie ein neues Gerät, müssen Sie die Identifizierung nicht erneut durchlaufen, sondern können diese sogenannte App-Geräte-Kombination über Ihr bisheriges altes Handy freigeben.

Haben Sie keinen Zugriff mehr auf eine bereits freigegebene App (z. B. weil Sie die ePA-App auf Ihrem einzigen bisher genutzten Gerät deinstalliert haben), müssen Sie Ihr Benutzerkonto zurücksetzen.

Diese Option wird Ihnen auf der Seite, auf dem Sie den App-Code eingeben müssen angezeigt. Im Anschluss müssen Sie sich neu identifizieren und den Registrierungsprozess erneut durchlaufen. Haben Sie die PIN für Ihre Gesundheitskarte vorliegen, können Sie diese hierfür nutzen.

Anleitung neues Smartphone/Handy

2.6. Smartphone/Handy verloren

Haben Sie Ihr Handy verloren, müssen Sie Ihr Benutzerkonto zurücksetzen. Diese Option wird Ihnen auf der Seite, auf dem Sie den App-Code eingeben angezeigt. Im Anschluss müssen Sie sich neu identifizieren und den Registrierungsprozess erneut durchlaufen. Haben Sie die PIN für Ihre Gesundheitskarte vorliegen, können Sie diese hierfür nutzen.

Anleitung Smartphone verloren - Benutzerkonto zurücksetzen

2.7. iPhone – NFC-Funktion

Bei einem iPhone befindet sich die NFC-Antenne in der Regel am oberen inneren Gehäuserand. Wollen Sie Ihre NFC-fähige eGK verbinden, legen Sie diese zur Hälfte an die Rückseite Ihres iPhone. Die obere Hälfte der eGK sollte dabei über das iPhone hinausstehen. Wir veranschaulichen dies in der folgenden Anleitung:

Anleitung "Anmeldung in der ePA-App mittels NFC-fähiger Gesundheitskarte und iPhone"

2.8. Vertretungsberechtigung (Kinder / Pflegebedürftige)

Jeder gesetzlich Versicherte hat einen Anspruch auf eine elektronische Patientenakte, also zum Beispiel auch Kinder oder Pflegebedürftige. Die Verwaltung übernimmt in diesen Fällen der Erziehungsberechtigte oder die vom Pflegebedürftigen bevollmächtigte Person.

Auch für Kinder oder Pflegebedürftige muss die ePA-App eingerichtet und der Registrierungsprozess durchlaufen werden.

Sobald für das Kind/die pflegebedürftige Person die eigene ePA angelegt ist, kann dort eine Vertretung für die Erziehungsberechtigten oder bevollmächtigte Person eingerichtet werden. Außer der Erziehungsberechtigte oder die bevollmächtigte Person möchte die ePA ausschließlich über die Zugangsdaten des Kindes/des Pflegebedürftigen verwalten. In diesem Fall entfällt die Einrichtung der Vertretungsfunktion.

Im Anschluss an die eingerichtete Vertretung muss der Vertreter die Patientenakte des Kindes/der betreuten Person in der eigenen ePA-App hinzufügen.

Ein Vertreter muss keine eigene ePA führen, die eigene Registrierung dafür ist aber zur Einrichtung einer Vertretung zwingend notwendig.

Anleitung Vertretung einrichten

2.9. Bestellung PIN über die ePA-App

Sie haben eine neue Gesundheitskarte erhalten und benötigen noch die dazugehörige PIN?

Anleitung PIN-Anforderung über die ePA-App

Tipp: Weitere detaillierte Informationen enthalten die Nutzungsbedingungen:
Nutzungsbedingungen der ePA

3. So nutzen Sie die ePA ohne Smartphone

Die Desktop-Variante

Alternativ zur Smartphone-App kann die ePA auch mit dem ePA Desktop-Client am PC oder Notebook genutzt werden.
So können Versicherte ihre ePA auch ohne Smartphone verwalten und zum Beispiel Zugriffsberechtigungen ändern.

Hierzu ist ein an PC oder Notebook angeschlossenes Kartenlesegerät erforderlich, das die Gesundheitskarte ausliest.

"REINER SCT cyberJack RFID Chip-Kartenlesegerät standard" (Sicherheitsklasse 3 mit PIN-Pad und Display)
"CHERRY Smart Terminal ST-2100" (Sicherheitsklasse 2 mit PIN-Pad)
"IDENTIV SPR332 v2.0" (Sicherheitsklasse 2 mit PIN-Pad)
"REINER SCT cyberJack RFID Chip-Kartenlesegerät basis" (Sicherheitsklasse 1) – nicht empfohlen

Die Kosten für diese Geräte dürfen von den Krankenkassen nicht übernommen werden.

4. So kommen Daten in die ePA

Seit dem 01.10.2025 sind Ärzte, Krankenhäuser und Psychotherapeuten gesetzlich verpflichtet, Daten in die ePA einzustellen, wenn sie diese in der aktuellen Behandlung erhoben haben und diese elektronisch vorliegen. Hierzu ist die Vorlage der Gesundheitskarte erforderlich.

Voraussetzung ist jedoch, dass der Patient dem Zugriff auf die ePA durch eine Arzt- oder Psychotherapeutenpraxis, bzw. ein Krankenhaus oder dem Einstellen von Dokumenten gegenüber einer Leistungserbringereinrichtung nicht widersprochen hat.

In Ihre ePA-App können Sie selbst Daten, bzw. PDF-Dokumente speichern, die vor dem Start der ePA im Oktober 2025 erstellt worden sind:

Befunde und Diagnosen
Behandlungsberichte
Therapiemaßnahmen

Daten zur Unterstützung des Medikationsprozesses
Daten zur Prüfung der Arzneimitteltherapiesicherheit
Daten zu Laborbefunden
Befunddaten aus bildgebender Diagnostik
Befundberichte aus invasiven und chirurgischen sowie nichtinvasiven oder konservativen Maßnahmen
elektronische Arztbriefe
Ergebnisse genetischer Untersuchungen oder Analysen (Nur nach schriftlicher oder elektronischer Einwilligung des Patienten)
Medikationsplan (neu seit Juli 2026)

Für hochsensible Daten insbes. zu sexuell übertragbaren Infektionen, psychischen Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen gilt:

Ärzte und Psychotherapeuten müssen die Patienten auf das Recht zum Widerspruch hinweisen.
Patienten können dann im unmittelbaren Behandlungskontext widersprechen, dass diese Daten in die ePA eingestellt werden.
Ärzte und Psychotherapeuten müssen den Widerspruch nachprüfbar in ihrer Behandlungsdokumentation protokollieren.

Tipp: Mehr Informationen gibt die KBV unter dem Link ”Welche Dokumente stellen Praxen in die ePA ein?"

Sie möchten nicht, dass Diagnosen oder Berichte im Rahmen Ihrer Psychotherapie in Ihre Patientenakte hinterlegt werden?
Hierzu gibt es verschiedene Vorgehensweisen:

Sie können dem Einstellen von Dokumenten gegenüber einem Leistungserbringer widersprechen. Dies bedeutet, dass der Leistungserbringer keine Dokumente einstellen darf. Beachten Sie hierbei bitte, dass sich der Widerspruch immer auf einen Leistungserbringer und nicht auf speziell aufgeführte Diagnosen bezieht. Das Einspielen von Dokumenten etc. kann nicht auf einzelne Diagnosen eingeschränkt werden.
Sie können dem Zugriff auf die ePA durch einen Leistungserbringer widersprechen. Dieser kann dann keine Dokumente einstellen und hat auch keinen Zugriff auf Ihre ePA. Bitte verwenden Sie für den Widerspruch unser Formular: ePA-Widerspruch
Sie können eingespielte Berichte oder Dokumente nur für sich selbst sichtbar machen. Hierbei ist zu beachten, dass ein Bericht oder Dokument nicht je Leistungserbringer konfiguriert sondern nur komplett verborgen werden kann.

Hinweis: Daten über in Anspruch genommene Leistungen (sogenannte Leistungsauskunft) werden von der BKK automatisch in die ePA übermittelt und dort gespeichert. Die Leistungsauskunft ist nur für den Versicherten sichtbar, nicht für die Leistungserbringer.

Grundsätzlich sind die Krankenhäuser zum Speichern von Daten in der ePA verpflichtet, es sei denn der Patient hat der ePA insgesamt widersprochen oder den Zugriff für das entsprechende Krankenhaus derart eingeschränkt, sodass eine Speicherung nicht möglich ist.

Seit Oktober 2025 müssen folgende Daten als PDF in die ePA gespeichert werden, sofern die Daten bei der konkreten aktuellen Behandlung erhoben werden und elektronisch verarbeitet werden:

Entlassbriefe,
Daten zu Laborbefunden,
Befundberichte aus bildgebender Diagnostik,
Befundberichte aus invasiven oder chirurgischen sowie aus nicht-invasiven oder konservativen Maßnahmen.

Eine flächendeckende Nutzung erwarten Experten aufgrund der sehr komplexen technischen Umstellung nicht vor Ende 2026.

Daten über in Anspruch genommene Leistungen werden von der BKK automatisch in die ePA übermittelt und dort gespeichert:

Voraussetzung: es liegt kein diesbezüglicher Widerspruch vor.
Die Berechtigung hierzu kann in der ePA-App jederzeit wieder zurückgezogen oder neu vergeben werden.
Die Daten liegen mit einer zeitlichen Verzögerung von bis zu 9 Monaten vor.
Aus Datenschutzgründen können nur die letzten 6 Jahre abgerufen werden - eine Versicherung bei der Bertelsmann BKK vorausgesetzt.
Da viele Abrechnungen mit Leistungserbringern nicht einzelfallbezogen erfolgen, wird kein finanzieller Wert der Leistungen angezeigt.
Von der BKK direkt an Versicherte erstattete Leistungen werden nicht angezeigt.
Vertreter können nur die jährliche Auslieferung der Leistungsauskunft beantragen.
Nur die Versicherten können die Leistungsauskunft in ihrer ePA sehen - Leistungserbringer haben keinen Zugriff.

Der Kreis der Zugriffsberechtigten ist gesetzlich auf sogenannte Berufsgeheimnisträger wie beispielsweise Ärzte begrenzt. Diese erhalten einen Zugriff auf die ePA, wenn sie einen Patienten behandeln.

Versicherte können in der ePA-App detailliert festlegen, welche Daten, z.B. Befundberichte oder Arztbriefe, eingesehen werden dürfen.
Versicherte können auch den Zugriffen durch einzelne Zugriffsberechtigte widersprechen.
Versicherte, die die ePA-App nicht selbst bedienen, dürfen einen Vertreter einsetzen, zum Beispiel einen Angehörigen.
Auch ohne ePA-App kann der Zugriff auf die ePA verweigert werden. Hierfür können sich Versicherte an die Ombudsstellen der Krankenkassen wenden. Weder diese noch die Krankenkassen haben Zugriff auf die Daten in der ePA.

5. Daten für die Forschung nutzen

Ohne valide Daten ist es schwer, Erkenntnisse zu gewinnen. Deshalb sorgt die Bundesregierung mit dem Gesundheitsdatennutzungsgesetz dafür, dass Gesundheitsdaten zukünftig leichter für gemeinwohlorientierte Zwecke verwendet werden können.

Pseudonymisierte Daten aus der ePA, Abrechnungsdaten der Krankenkassen und Informationen aus dem Krebsregister können so künftig besser verknüpft werden. Die systematische Auswertung von medizinischen Daten wird dazu beitragen, Krankheiten früher zu erkennen, ermöglicht individuell ausgerichtete Therapien und eröffnet neue Heilungschancen.

Wer darf die Daten nutzen?

Universitäten, forschende Pharmafirmen, Start-ups und Krankenkassen. Sie müssen einen gemeinwohlorientierten medizinischen Nutzen nachweisen. Reine Marktforschung ohne medizinischen Erkenntnisgewinn ist streng verboten.

Die Daten aus der ePA werden dazu, soweit nicht widersprochen wird, in pseudonymisierter Form über die Vertrauensstelle im Robert Koch-Institut (RKI) an das Forschungsdatenzentrum Gesundheit (FDZ) weitergeleitet. Das FDZ wird derzeit im Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) aufgebaut. Eine Nutzung der Daten wird ausschließlich auf Antrag beim FDZ Gesundheit, für gesetzlich vorgesehene Zwecke und innerhalb einer sicheren Verarbeitungsumgebung möglich sein.

Patienten können jedoch selber entscheiden, ob sie ihre Daten aus der ePA der Forschung zu Verfügung stellen oder dem widersprechen.

6. Das Organspende-Register

Eine Organ- oder Gewebetransplantation kann kranken Menschen und Menschen mit Behinderung ein neues oder besseres Leben ermöglichen.

Voraussetzung ist, dass Sie sich zu Lebzeiten bereit erklären, nach Ihrem Tod Organe und/oder Gewebe zu spenden. Treffen Sie Ihre ganz persönliche Entscheidung und dokumentieren Sie diese nach Anmeldung in Ihrer ePA im dort verlinkten Organspende-Register.

7. Widerspruch

Möchten Sie Ihren Widerspruch gegen die ePA oder einzelne Anwendungen erklären oder einen Widerspruch widerrufen?

Hier erhalten Sie wichtige Informationen und gelangen zum Formular: ePA-Widerspruch

8. Abgrenzung ePA / BKK-App

Die “Bertelsmann BKK-ePA” bzw. ePA-App ist eine eigenständige App für die Verwaltung persönlicher Gesundheitsdaten.

Daneben gibt es die Online-Geschäftsstelle, die Sie per Bertelsmann BKK-App nutzen können. Zum Beispiel um Adressänderungen mitzuteilen oder am Bonusprogramm teilzunehmen. Für beide Apps ist aus Datenschutzgründen eine separate Registrierung notwendig.

Sie haben Fragen? Wir sind für Sie da

Fon 05241 80-74038 (Montag - Freitag, 08:00 - 17:00 Uhr)
oder per Kontaktformular oder E-Mail: epa@bertelsmann-bkk.de

Häufige Fragen und Antworten zur Elektronischen Patientenakte

Die Nutzung ist vollständig freiwillig.

Es gilt jedoch das Prinzip des "Opt-out".
Das bedeutet: Wenn Sie nicht aktiv widersprechen, erstellt Ihre Krankenkasse automatisch eine Akte für Sie.
Ein Widerspruch ist jederzeit ohne Angabe von Gründen möglich.

Behandelnde Ärzte & Therapeuten: Erhalten automatisch für 90 Tage Zugriff, sobald Ihre Gesundheitskarte in der Praxis eingelesen wird.
Apotheken: Haben Zugriff, um den digitalen Medikationsplan zu prüfen und das E-Rezept zu verarbeiten.
Einschränkungen: Sie können über die ePA-App einzelnen Praxen den Zugriff entziehen oder bestimmte Dokumente verbergen.

Die Akte dient als digitaler Ordner für Ihre medizinische Historie.

Dazu gehören standardmäßig:

Befunde, Laborwerte und Arztbriefe
Der digitale Medikationsplan
Krankenhausberichte und Entlassbriefe

Für den eigenen Zugriff benötigen Sie die ePA-App der Bertelsmann BKK auf dem Smartphone.

Diese finden Sie als “Bertelsmann BKK-ePA” im App und Playstore für Ihr Smartphone.
Um sich dort sicher einzuloggen, müssen Sie sich zuvor identifizieren.
- Dazu brauchen Sie die PIN für Ihre Gesundheitskarte oder einen Personalausweis (ePass).
- Die Bertelsmann BKK bietet zudem weitere Möglichkeiten zur Identifizierung.

Hierzu ist ein an PC oder Notebook angeschlossenes Kartenlesegerät erforderlich, das die Gesundheitskarte ausliest.

Daten aus der ePA können in pseudonymisierter Form (ohne Ihren Namen) für die medizinische Forschung bereitgestellt werden.