Datenschutzerklärung ePA

Der Verantwortliche im Sinne von §§ 341 Abs. 4 Satz 1, 307 Abs. 4 SGB V in Verbindung mit Art. 4 Ziffer 7 der Datenschutz-Grundverordnung ist die:

Bertelsmann BKK
Carl-Miele-Str. 214
33311 Gütersloh
Fon 05241 80-74000
service@bertelsmann-bkk.de
 

Gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt.

Bertelsmann BKK
Datenschutzbeauftragter
Carl-Miele-Str. 214
33311 Gütersloh
Fon: 05241 80-74120
E-Mail: datenschutz@bertelsmann-bkk.de

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn
Fon 0228 997799-0
Fax 0228 997799-5550
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de
www.bfdi.bund.de

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Versicherten, soweit dies zur Bereitstellung bzw. Nutzung einer funktionsfähigen ePA erforderlich ist. Sofern die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Versicherten auf der Grundlage einer Einwilligung geschieht, erfolgt dies aufgrund einer dahingehenden gesetzlichen Verpflichtung aus dem SGB V. Eine Bereitstellung der ePA für unsere Versicherten ohne deren Einwilligung gesetzlich nicht zugelassen.

Die Nutzung der ePA ist für unsere Versicherten gleichwohl freiwillig. Unseren Versicherten entsteht kein Nachteil, sofern sie sich gegen die Nutzung der ePA entscheiden.

Wir geben Daten unserer Versicherten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Wir setzen gleichwohl verschiedene technische Dienstleister ein, um unseren Versicherten die ePA bereitstellen zu können. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Unternehmen der Bitmarck Unternehmensgruppe. In diesem Zusammenhang kann es vorkommen, dass ein solcher technischer Dienstleister Kenntnis von personenbezogenen Daten erhält. Wir wählen diese Dienstleister sorgfältig aus und treffen alle datenschutzrechtlich erforderlichen Maßnahmen für eine zulässige Datenverarbeitung.

Eine Verarbeitung der Daten unserer Versicherten außerhalb der europäischen Union durch uns findet nicht statt.

Unsere Versicherten haben das Recht auf:

• Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten. Diesbezüglich können sich unsere Versicherten jederzeit an uns wenden.
• Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit ihnen dieses Recht gesetzlich zusteht.
• Widerspruch gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
• Datenübertragbarkeit im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Wir löschen personenbezogene Daten unserer Versicherten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um die ePA für unseren Versicherten weiterhin bereitstellen zu können.

Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. Details hierzu ergeben sich aus den untenstehenden Angaben.

Wir setzen keine Verarbeitungsvorgänge ein, die auf einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gem. Art 22 DSGVO beruhen.

Unsere Versicherten haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer unter A.3 benannten Aufsichtsbehörden zu beschweren.

Unseren Versicherten steht das Recht zu, ihre datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärungen jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf kann gegenüber der Bertelsmann BKK ohne Angabe von Gründen wie folgt erklärt werden:

• elektronisch über die ePA-App,
• elektronisch per E-Mail oder die Onlinegeschäftsstelle, sowie
• schriftlich oder
• persönlich

Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Nach Erteilung der ausdrücklichen Einwilligung unseres Versicherten legen wir eine individuelle und ausschließlich von unserem Versicherten verwendete, elektronische Patientenakte (ePA) an, welche unser Versicherter eigenständig souverän und autonom verwalten und verwenden kann.

Bei der Bereitstellung der ePA werden folgende personenbezogene Daten unseres Versicherten verarbeitet:

1. 1. Art und Nummer eines amtlichen Ausweisdokuments:
      - Aufenthaltstitel
      - oder Personalausweis
      - oder Reisepass
   2. Anzahl der aktiven elektronischen Gesundheitskarten (eGK). Die Anzahl der aktiven eGK, die dem identifizierten Versicherten im eGK-System zugeordnet sind. Eine Karte gilt dabei im eGK-System als aktiv, wenn sie weder gesperrt oder logisch gelöscht ist. In der Regel ist immer nur eine eGK aktiv.
   3. Name, Vorname
   4. Geburtsdatum des Nutzers
   5. Geburtsort des Nutzers
   6. IdentDataTime: (Zeitstempel für die vollzogene Identifizierung des Nutzers)
   7. Schutzklasse für die Identifikation
   8. Identifizierungsverfahren
   9. Zusatz Meldeadresse: Anschrift
   10. Meldeadresse: Länderkennzeichen
   11. Meldeadresse: PLZ
   12. Meldeadresse: Straße
   13. Ende der Registrierung / Ja, oder Nein
   14. Zeitpunkt Registrierungsbeginn
   15. Titel
   16. Namenszusatz
   17. Vorsatzwort
   18. Geschlecht
   19. je nach verwendetem Authentisierungsmittel:
       1. ein Pseudonym bei Nutzung der Online-Ausweisfunktion. Dabei ruft der verwendete Anbieter erstmalig alle uns zugänglichen Daten des Personalausweises zum Personenabgleich ab und erzeugt ein Pseudonym. Jedes weitere mal erfolgt der Abgleich durch das vom Anbieter erzeugte Pseudonym.
       2. das Zertifikat der eGK bei Nutzung der elektronischen Gesundheitskarte
   20. Vip – Kennzeichen
   21. ICCSN (Kennnummer der Gesundheitskarte)
   22. istNfcEgk
   23. istPinBriefVersandt
   24. pinBriefVersandDatum

Rechtsgrundlage für die Erstellung der ePA ist die Einwilligung unseres Versicherten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.

Zweck der Datenverarbeitung ist die Bereitstellung der ePA gem. dem gesetzlichen Leitbild. In diesem Zusammenhang bedarf es die Zuordnung einer konkreten ePA zu unserem Versicherten.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Bereitstellung der ePA zwingend erforderlich.

Unseren Versicherter steht das Recht zu, ihre Einwilligungserklärung zur Bereitstellung der ePA gleichwohl jederzeit zu widerrufen und die Löschung der ePA verlangen.

Widerruf und Löschung können gegenüber der Bertelsmann BKK ohne Angabe von Gründen wie folgt erklärt werden:

• elektronisch über die ePA-App durch das Entfernen des gesetzten Bestätigungshakens
• elektronisch per E-Mail oder die Onlinegeschäftsstelle, sowie
• schriftlich oder
• persönlich in der Geschäftsstelle.

Folgende Daten werden für die Dauer des Registrierungsprozesses eines Versicherten gespeichert:

• Login Name des Krankenkassenmitarbeiters
• Zuordnung als Krankenkassenmitarbeiter

Zur rechtssicheren Nutzung und Errichtung eines ePA-Kontos unseres Versicherten ist es erforderlich, ein Verifikations-Verfahren durchzuführen, um zu überprüfen, ob die Person, die sich für eine ePA registriert auch tatsächlich unser Versicherter ist. Für die Registrierung der der Nutzer benötigt die BITMARCK zur Durchführung des Registrierungsprozesses Daten. Diese Prozessabläufe sind nachfolgend beschrieben:

1. Schritt: Der Versicherte installiert die ePA App und startet diese.
2. Schritt: Der Versicherte klickt den Funktionsbutton „Los geht's" an.
3. Schritt: Der Versicherte klickt, wenn bereits ein Benutzerkonto besteht, auf „Anmelden bei der Bertelsmann BKK", oder muss sich zuerst über den Funktionsbutton „Registrieren“ ein Benutzerkonto anlegen.
4. Schritt: Um mit der Registrierung zu starten, klickt der Versicherte auf „Jetzt loslegen“.
5. Schritt: Der Versicherte gibt die folgenden Daten, gemäß der vorgegebenen Felder ein:
   - E-Mail Adresse
   - Versichertennummer
   - PLZ
   - individuelles Passwort
   - Passwort Wiederholung
   - letzten 6 Ziffer der "Kennnummer der eGK" (ICCSN)
6. Schritt: Der Versicherte bestätigt in der Checkbox, die Akzeptanz der Nutzungsbedingungen IAM sowie die Akzeptanz der Einwilligung IAM, um die Registrierung abzuschließen.
7. Schritt: Der Versicherte muss die E-Mail-Adresse bestätigen und dafür in der versendeten E-Mail den Link aufrufen, um fortfahren zu können.
8. Schritt: Der Versicherte legt einen App-Code als weiteres Sicherheitsmerkmal fest.
9. Schritt: Es wird die Identität überprüft mit einem der zur Verfügung gestellten Verfahren.
10. Schritt: Patientenakte einrichten
    - Höchster Komfort mit App-Code
    - Höchste Sicherheit mit Gesundheitskarte
11. Schritt: Gerät und App verknüpfen:
- Bei der Einrichtung der Patientenakte via App-Code
- Eine Gerätebindung, das heißt die App mit dem Gerät zu verknüpfen, ist entsprechend der Sicherheitsvorgaben notwendig.
12. Schritt: Im Anschluss wird dem Versicherten die Freigabe zur Nutzung angezeigt und damit sind die Voraussetzungen für die Einrichtung der ePA abgeschlossen.

Beim Registrierungsverfahren werden vorstehende Daten in einem technischem Container temporär gespeichert.

Nach Verifikation der eingegebenen Daten durch die Bertelsmann BKK wird der Versicherte als Nutzer des ePA Aktensystems angelegt und zur Nutzung der ePA freigeschaltet. Der Versicherte erhält hierzu eine Bestätigung seiner Bertelsmann BKK.

Die BITMARCK benötigt die im Folgenden aufgeführten Informationen, wenn ein Nutzer einen Fehler meldet und die Ursache analysiert werden muss. So ist etwa das benutzte Hardware Modell mit exaktem Softwarestand bis hin zur aktuellen Akku-Kapazität zu speichern erforderlich.

Folgende Standard-Felder werden von BSM automatisch aufgezeichnet:

C.2.1.1 Gerät bezogene Daten

      Nokia

      Nokia 4.2 (QKQ1.191008.001)

      arm64-v8a

      100%

      portrait

      Total: 2.8 GB / Free: 1.4 GB

      Total: 20.2 GB / Free: 17.0 GB

      False

      2020-08-18T07:29:28.162Z

      Europe/Amsterdam

      [arm64-v8a, armeabi-v7a, armeabi]

      31.8

      Nokia

      True

      wifi

      de_DE

      False

      HMD Global

      True

      1.875

      300

      1370

      1370x720

      720   

C.2.1.2 App bezogene Daten

   2020-08-18T07:52:25.904Z

   com.rise_world.epa.integration.debug

   ePA

   1.2.0

   123070

C.2.1.3 Operating System

   Android

   10 (00EEA_2_290)

   4.9.186-perf+

   No

Folgende Informationen werden in der Applikation gesetzt:

C.2.3.1 USERID bezogene Daten:

Die UserId ist eine UUID und wird pro App Session neu generiert.

    66cfbd07-1881-4975-bc2f-41a81f9d0907

TAGS:

Umfasst die technische Beschreibung des aufgetretenen Fehlers.

Rechtsgrundlage für die Erstellung der ePA ist die Einwilligung unseres Versicherten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.

Zweck der Datenverarbeitung ist die rechtssichere Identifikation des Versicherten sowie die Verhinderung von Daten- und Identitätsmissbrauch.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Dies ist der Fall, wenn die ePA nicht mehr genutzt und final gelöscht wurde.

Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Registrierung der ePA zwingend erforderlich.

Unseren Versicherten steht das Recht zu, ihre Einwilligungserklärung zur Registrierung der ePA jederzeit zu widerrufen und die Löschung der ePA zu verlangen.

Widerruf und Löschung können gegenüber der Bertelsmann BKK ohne Angabe von Gründen wie folgt erklärt werden:

• elektronisch per E-Mail oder die Onlinegeschäftsstelle, sowie
• schriftlich oder
• persönlich in der Geschäftsstelle.

D1.1 Start mit Login Maske

Der Versicherte startet die App, nach erfolgter Registrierung und Identifizierung.

Zuerst erscheint die Login Maske, in die der Versicherte seine Zugangsdaten (Versichertennummer und Passwort sowie zur Auswahl App-Code, Gesundheitskarte oder Personalausweis) eingibt.

D1.2 Nutzung der ePA

Beim ersten Start der Anwendung erhält der Versicherte einen ersten Überblick über die Nutzungsmöglichkeiten seiner ePA-App.

In der Patientenakte in der Ansicht „Übersicht“ kann der Nutzer über das Profilbild auf sein Profil zugreifen, zudem sieht er die folgenden Bereiche:

• Dokumente
• Berechtigungen
• Aktivitäten
• Meine Einrichtungen und Praxen

Der Versicherte kann die Krankenkasse berechtigen, die Leistungsdaten in die Patientenakte einzustellen. Es werden die Daten gespeichert, die der Versicherte in seine digitale Patientenakte einstellt, bzw. die von Dritten dorthin hochgeladen werden. Hierbei kann es sich auch um Gesundheitsdaten nach Artikel 9 der DSGVO handeln.

D1.3 Profil

Über das Profilbild gelangt der Versicherte in diese Ansicht und kann dort seine Einstellungen verwalten und zum Beispiel seine Zugangsdaten ändern. Zudem kann er unter Informationen auf die folgenden Menüpunkte zugreifen

1. Einrichtung und Zugriff auf vertretene Patientenakten
2. Über die ePA
3. Interaktive App-Demo
4. Kontakt
5. Hilfe
6. Sicherheitshinweise
7. Hinweise zur Datenerfassung
8. Zusatzfunktionen
9. App-Bericht senden

sowie unter „Rechtliche Hinweise“ auf

i. Lizenzen Dritter
j. Impressum
k. Datenschutzerklärung

Zusätzlich steht die Information zur aktuell genutzten App Version bereit.

Versicherte können für Ihre Patientenakte einen oder mehrere vertretende Personen berechtigen. Die vertretende Person nutzt die eigene ePA-App seiner Krankenkasse zur Wahrnehmung der Vertretung. Bei der Einrichtung wird der Name, die E-Mail-Adresse und die Versichertennummer (KVNr) angegeben und gespeichert. Wenn die vertretende Person in der Patientenakte als Vertretung handelt, können alle technisch möglichen Aktionen anstelle des Versicherten ausgeführt werden.

Vertretende Personen können keine weiteren vertretenden Personen für die vertretene Patientenakte einrichten und auch nicht die Patientenakte für den Versicherten insgesamt löschen.

Bei der Vertretung innerhalb der ePA erfolgt eine Datenverarbeitung wie in Kapitel D1 beschrieben.

Rechtsgrundlage für die Speicherung personenbezogener Daten in der ePA ist die Einwilligung unseres Versicherten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, 9 DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.

Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung des ePA Aktensystems durch den Versicherten zur Archivierung und Nutzung seiner individuellen Gesundheitsinformationen.

Die Daten werden durch den Versicherten gelöscht, wenn er entscheidet, dass die in der ePA gespeicherten Daten nicht mehr benötigt werden.

Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Nutzung der ePA zwingend durch unseren Versicherten erforderlich.

Unseren Versicherten steht das Recht zu, ihre datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärungen zur Nutzung der ePA jederzeit zu widerrufen.

Der Widerruf kann gegenüber der Bertelsmann BKK ohne Angabe von Gründen wie folgt erklärt werden:

• elektronisch über die ePA-App durch das Entfernen des gesetzten Bestätigungshakens,
• elektronisch per E-Mail oder die Onlinegeschäftsstelle, sowie
• schriftlich oder
• persönlich in der Geschäftsstelle

In der ePA sind diverse Kontaktkanäle enthalten, die von dem Nutzer für die elektronische Kontaktaufnahme mit uns genutzt werden können.

Die Beantwortung von Fragen zur ePA kann über einen automatisierten Chatbot erfolgen. Über den Chatbot erhalten die Versicherten Zugang zu standardisierten Supportprozessen und Leistungsinhalten des Versichertenhelpdesks (VHD) im Rahmen der ePA. Die grundsätzliche Funktionalität umfasst dabei

• a. Hinweisfunktion zur Abgrenzung Beratung Versichertenverhältnis,
• b. Beantwortung von FAQ zur ePA,
• c. Dialog zur Annahme von Störungen mit Hinweis auf bestehende Störungen und der Möglichkeit sich zu einer solchen über die Erstellung eines Tickets zu registrieren,
• d. Möglichkeit zum Übergang in einen LiveChat-Dialog,
• e. Möglichkeit zur Platzierung eines Rückrufwunsches für ein dediziertes Zeitfenster innerhalb der Kernzeit.

Verarbeitete Daten sind hierbei die bereits von Ihnen hinterlegten Verifikationsdaten, sowie die von Ihnen freiwillig, im Chatbot eingegebenen Daten. Anfragen werden im Chatbot geloggt. Eine Erfassung von Kontaktdaten, sowie eine Dokumentation als Ticket erfolgt nicht.

Kann eine Frage zur ePA nicht im Chat mit dem Chatbot beantwortet werden oder benötigt unser Versicherter anderweitige direkte Unterstützung– beispielsweise bei der Meldung einer Störung – besteht die Möglichkeit, diese ad hoc über einen Live-Chat anzufordern oder einen Rückrufwunsch für eine dedizierte Uhrzeit mit einem Mindestzeitfenster von 15 Minuten anzufordern.

Alle Anfragen, welche der Chatbot nicht autark lösen kann, werden zur weiteren Bearbeitung in einem Ticketbearbeitungssystem erfasst und dokumentiert. Diese Anfragen werden persönlich von unseren Supportmitarbeitern bearbeitet. Sollte unser Versicherter diesbezüglich einen Rückruf wünschen, muss noch optional eine Telefonnummer eingeben werden.

Gegenfalls muss zusätzlich noch eine Supportnummer auf Nachfrage durch den Versicherten eingegeben werden, diese wird durch das Verfahren automatisch erzeugt und dem Versicherten gegenüber dargestellt.

Sollten die gemeldeten Themen nicht durch diese Variante beantwortet werden können, wird ebenfalls automatisiert ein anlassbezogenes internes Bearbeitungsticket erstellt. Je nach Bedarf wird diese Anfrage an einen verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet und – insofern diese Option durch den Versicherten gewählt wurde – ein Rückruf initiiert

Nimmt ein Versicherter die Möglichkeit des Rückrufs wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an die Bertelsmann BKK übermittelt und gespeichert.

Die folgenden Daten sind durch den Anwender einzugeben:

• a. Name
• b. Kassenzugehörigkeit
• c. E-Mailadresse

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die im Rahmen der Kontaktaufnahme durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge für die ordnungsgemäße Abwicklung des Nutzungsvertrags mit unserem Versicherten über die ePA erforderlich sind.

Die in diesem Abschnitt beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten wird durchgeführt, um Kontaktaufnahmen unserer Versicherten bearbeiten zu können und infolgedessen den Nutzungsvertrag über die ePA mit unseren Versicherten durchführen zu können.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Dies ist der Fall, wenn die Kasse entscheidet, dass spätestens drei Jahre nach Schließung des Vorgangstickets diese Daten gelöscht werden sollen.

Die hier aufgeführten Systeme sind im BITMARCK Glossar erklärt.